Najem krótkoterminowy w ostatnich czasach stał się powszechnie dostępną alternatywą dla hoteli i hosteli. Wiąże się on jednak z pewnym ryzykiem, zarówno dla wynajmujących, jak i najemców. Na co obie strony powinny zwrócić uwagę, by zabezpieczyć swoje interesy?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest najem krótkoterminowy?

• Czy wynajem krótkoterminowy to działalność gospodarcza?

• O czym powinien pamiętać właściciel mieszkania?

• O czym powinien pamiętać najemca?

Czym jest najem krótkoterminowy?

Najem krótkoterminowy to szczególna forma najmu, gdy lokal jest udostępniany odpłatnie innej osobie na relatywnie krótki czas, maksymalnie kilka tygodni. Z najmu krótkoterminowego chętnie korzystają turyści i osoby podróżujące służbowo. Apartamenty czy pokoje na krótki wynajem stały się dla nich realną alternatywą dla hoteli, które są mniej kameralne i zwykle droższe, oraz dla hosteli, które przeważnie mają niższy standard.

Mieszkania na wynajem

Właściciel nieruchomości może zarabiać na tej formie najmu przez cały rok albo tylko okresowo, np. w sezonie letnim. Zdarza się, że w czasie roku akademickiego mieszkanie jest wynajmowane studentom, a podczas wakacji służy jako apartament wakacyjny dla turystów. W ten sposób można sobie zagwarantować ciągłość dochodów z najmu.

Aby obie strony (wynajmujący i najemca) były usatysfakcjonowane, warto dopilnować kilku ważnych elementów, o których mowa poniżej.

Czy wynajem krótkoterminowy to działalność gospodarcza?

Jeśli jesteś właścicielem nieruchomości i chcesz ją wynajmować krótkoterminowo, jedną z  ważniejszych dla ciebie kwestii będzie rozstrzygnięcie, czy powinieneś zarejestrować działalność gospodarczą. Aby zostały spełnione kryteria działalności gospodarczej, należy:

• prowadzić działalność zarobkową we własnym imieniu bez względu na rezultat (nawet jeśli działalność generuje straty – liczy się sam zamiar zarobkowania);
• prowadzić ją w sposób powtarzalny i zorganizowany, choć niekoniecznie bez przerwy (liczy się zamiar powtarzalności w celu osiągnięcia dochodu).

Istotne jest, że nie są to działania o charakterze przypadkowym, lecz celowe. Jeśli więc regularnie publikujesz oferty wynajmu krótkoterminowego w serwisie ogłoszeniowym, zakłada się, że zarobkowanie w ten sposób jest twoim wyraźnym celem.

Mieszkania na wynajem

Widać więc, że wynajem krótkoterminowy w znacznej większości przypadków spełnia powyższe kryteria. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy najem jest prowadzony na małą skalę i odbywa się przez krótki czas. Warto jednak wziąć pod uwagę, że nie ma jednoznacznych wyznaczników konieczności zarejestrowania działalności gospodarczej w zakresie najmu. Organy podatkowe rozpatrują poszczególne przypadki indywidualnie. Im więcej znajdą przesłanek, że dany najem przypomina usługi hotelowe, tym większe jest prawdopodobieństwo, że będą wymagać założenia firmy.

Od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to również działalności gospodarczej w zakresie najmu krótkoterminowego.

Czy jeśli prowadzisz najem prywatny, też musisz wystawiać faktury w KSeF? Wszystko zależy od tego, kto jest nabywcą usługi najmu.  Jeśli nabywcą jest osoba fizyczna, nie masz takiego obowiązku. Jeśli nabywcą jest firma, co do zasady masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF, ale jeszcze do 31 grudnia 2026 r. włącznie możesz być zwolniony z tego obowiązku, o ile twoje udokumentowane miesięczne przychody nie przekroczą 10 tys. zł brutto. Od 2027 r. już wszystkie faktury dla firm będą musiały być wystawiane w KSeF.

O czym powinien pamiętać właściciel mieszkania?

• Umowa – na piśmie

Aby umowa najmu krótkoterminowego była ważna, nie jest konieczna forma pisemna. Liczą się także wszelkie porozumienia ustne zawarte między stronami. Jednak w razie sporu takie porozumienia mogą być bardzo trudne do wyegzekwowania. Dlatego w przypadku wszelkich transakcji związanych z nieruchomościami, zwłaszcza gdy w grę wchodzą większe kwoty, zaleca się sporządzenie umowy pisemnej, nawet jeśli nie jest ona wymagana przez prawo.

Mieszkania na wynajem

Umowa krótkoterminowego najmu mieszkania powinna szczegółowo opisywać prawa i obowiązki obu stron. Należy w niej zawrzeć wszelkie informacje związane z warunkami wynajmu mieszkania, w tym dotyczące okresu najmu, standardu lokalu, szczegółowego wyposażenia mieszkania, kosztów związanych z najmem, ewentualnych dodatkowych kosztów eksploatacyjnych, warunków płatności itp.

• Anulowanie rezerwacji, skrócenie pobytu, zaliczka

W umowie najmu krótkoterminowego powinny się znaleźć zapisy regulujące zasady obowiązujące w przypadku wpłacenia zaliczki i anulowania rezerwacji czy skrócenia pobytu. Zabezpieczy cię to przed późniejszymi problemami z wykazaniem, że dana kwota jest ci należna.

• Zabezpieczenie przed szkodami

Twoja umowa najmu powinna być tak sformułowana, by zabezpieczyć cię przed szkodami spowodowanymi przez najemców.  Z zapisów powinno jasno wynikać, za jakie uszkodzenia najemca ponosi odpowiedzialność i w jaki sposób należność będzie egzekwowana.

Dobrym rozwiązaniem jest określenie wartości elementów wyposażenia i uwzględnienie takiej informacji w umowie – być może zmusi to najemcę do większej dbałości. W przypadku droższego wyposażenia można rozważyć pobieranie od najemcy danych karty kredytowej, które w przypadku większych uszkodzeń pozwolą na jej obciążenie (pamiętaj o dodatkowej zgodzie na wykorzystanie tych danych).

• Weryfikacja danych najemcy

Zweryfikuj dane najemcy podane przez niego na umowie najmu bądź podczas rezerwacji internetowej. Podanie niekompletnych lub fałszywych danych utrudni wynajmującemu możliwość dochodzenia należności z tytułu wyrządzonych szkód. Do weryfikacji można wykorzystać dokument tożsamości wynajmującego bądź dane z przelewu internetowego z zaliczką.

• Obsługa wynajmu

Aby oszczędzić czas i mniej skupiać się na czynnościach związanych z obsługą, możesz zdecydować się na automatyzację przynajmniej niektórych etapów procesu najmu. Od czasu pandemii wielu właścicieli mieszkań i pokoi na wynajem krótkoterminowy ograniczyło bezpośrednią obsługę klientów. Rezerwacji dokonuje się za pośrednictwem portali wyspecjalizowanych w usługach tego rodzaju. Przed zameldowaniem goście otrzymują wiadomości SMS lub e-mail z instrukcją, jak wejść do budynku, gdzie odebrać klucz bądź kartę itp. Jeśli zdecydujesz się na rozwiązanie tego typu, nie musisz zjawiać się osobiście w budynku przed każdym najmem ani zatrudniać osoby do obsługi recepcji. Musisz jednak na początku zainwestować w odpowiednie urządzenia (skrytki na klucze, zamki elektroniczne).

Jeśli w ogóle nie masz czasu na obsługę klientów albo najem odbywa się na większą skalę, warto rozważyć skorzystanie z usług firmy lub osoby zajmującej się kompleksową obsługą wynajmu krótkoterminowego.

• Rejestracja wynajmu krótkoterminowego

Od 20 maja 2026 r. obowiązują przepisy unijne regulujące najem krótkoterminowy, wynikające z rozporządzenia 2024/1028, które nakłada na wszystkie państwa członkowskie UE obowiązek monitorowania usług noclegowych. W Polsce jednak krajowe przepisy są wciąż opracowywane (stan na lipiec 2026 r.), więc na razie nie przewiduje się stosowania sankcji unijnych.

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek rejestracji obiektów w CWTON (Centralnym Wykazie Turystycznych Obiektów Noclegowych). Każdy obiekt, w którym prowadzone są usługi hotelarskie (do których zaliczono także usługi najmu krótkoterminowego), zostanie zakwalifikowany do określonej kategorii i otrzyma numer rejestracyjny.

Gdy przepisy będą już opracowane i wdrożone, za świadczenie usług hotelarskich bez wpisu do ewidencji, bez podawania numeru rejestracyjnego w ogłoszeniach i ofertach czy też z użyciem oznaczeń wprowadzających klientów w błąd przewidziane będą kary nawet do 50 tys. zł.

Początkowo planowano też wprowadzenie przepisów, które dałyby gminom możliwość wyznaczania stref, w których zakazany będzie najem krótszy niż na 30 dni. Jeśli chodzi o najem krótkoterminowy w budynkach wielorodzinnych, planowane było wprowadzenie wymogu zgody spółdzielni bądź wspólnoty mieszkaniowej. Jednak rząd zdecydował się od tego odstąpić i wprowadzić jedynie przepisy wynikające bezpośrednio z rozporządzenia unijnego.

Jeśli więc zajmujesz się najmem krótkoterminowym, musisz w najbliższym czasie uważnie śledzić informacje o zmianach w prawie, by móc na nie odpowiednio zareagować i dopełnić wszelkich formalności.

O czym powinien pamiętać najemca?

• Położenie mieszkania

Jeśli szukasz mieszkania blisko konkretnego miejsca, np. centrum konferencyjnego czy plaży, nie polegaj tylko na opisie w ogłoszeniu (może się zdarzyć, że np. „nad samym morzem” w rzeczywistości oznacza półgodzinny dojazd autobusem), lecz sprawdź dokładnie odległość i połączenia komunikacyjne.

Mieszkania na wynajem

Oprócz tego obejrzyj budynek i jego otoczenie w Google Street View. W ten sposób zorientujesz się, czy okolica wygląda zachęcająco, czy budynek wydaje się w dobrym stanie i czy w pobliżu nie ma potencjalnego źródła hałasu (np. klubu nocnego).

• Standard, wyposażenie, zgodność z ofertą

Upewnij się, czy mieszkanie jest wyposażone we wszystko, co będzie ci niezbędne podczas kilkudniowego pobytu. Przykładowo, choć kuchnia w takim lokalu nie jest z zasady przeznaczona do regularnego przyrządzania posiłków, to jednak standardem jest podstawowe AGD (mała lodówka, płyta grzewcza, kuchenka mikrofalowa, czajnik elektryczny) oraz kilka kompletów naczyń.  W łazience podstawą są ręczniki,  suszarka do włosów i podstawowe kosmetyki (żel pod prysznic, mydło do rąk).

Poczytaj opinie wcześniejszych klientów. Nawet jeśli ogólna ocena jest wysoka, zacznij od tych najniższych, by wyłapać potencjalne problemy. Oczywiście nie wszystkie są miarodajne (np. zdarza się, że ktoś obniża ocenę za brak telewizora, podczas gdy nie był on w ogóle wymieniony w spisie wyposażenia lokalu), ale jeśli powtarzają się w nich te same skargi (hałas za oknem, zepsuta spłuczka, której od miesięcy nikt nie naprawił itp.), powinno to być dla ciebie sygnałem ostrzegawczym. Sprawdź też, jak opinie i oceny zmieniały się w czasie – jeśli są coraz gorsze, wskazuje to, że właścicielowi odechciało się dbać o mieszkanie.

Przyjrzyj się zdjęciom. Nie zawsze są miarodajnym odzwierciedleniem faktycznego standardu. Zdarza się, że są nieco „podrasowane”, aby wnętrze wyglądało lepiej niż w rzeczywistości. Obiektyw szerokokątny lub tzw. rybie oko stwarza złudzenie większej przestrzeni. Nienaturalnie żywe kolory mogą oznaczać, że zdjęcia są nadmiernie wyedytowane, by wydawały się atrakcyjniejsze. Skupianie uwagi oglądającego na widoku z okna lub estetycznie zaprezentowanych detalach wystroju, zwłaszcza gdy przy tym brakuje zdjęć niektórych pomieszczeń, może być sposobem na odwrócenie uwagi od mankamentów lokalu i sugeruje, że ogłoszeniodawca ma coś do ukrycia.

• Płatności i warunki rezerwacji

Zwróć uwagę, co jest wliczone w koszt najmu – zwłaszcza gdy już przy rezerwacji wymagane jest uiszczenie należnej kwoty bądź jej części. Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy w wynikach wyszukiwania pojawia się bardzo atrakcyjna cena za dobę, a dopiero po kliknięciu przycisku „Rezerwuj” widać, że do tej kwoty zostały doliczone dodatkowe opłaty (np. za sprzątanie czy pościel), o których wcześniej nie było wyraźnej informacji.

Zawsze też sprawdzaj, czy istnieje możliwość bezpłatnego odwołania rezerwacji, a jeśli tak, to z jakim wyprzedzeniem. Rozważ, czy lepiej zapłacić mniejszą kwotę za ofertę bezzwrotną, czy trochę dopłacić, ale zyskać pewność, że w razie konieczności rezygnacji odzyskasz pieniądze.

Jeśli rezerwujesz przez portal, nie zgadzaj się na płatności poza systemem rezerwacyjnym. Uczciwy wynajmujący nie będzie do ciebie pisał prywatnych wiadomości z prośbą o dopłatę czy podanie danych karty.

Dowiedz się więcej:

• Jak wyposażyć mieszkanie na wynajem?

• Jak inwestować w mieszkania?

• Czym jest aparthotel?

Niniejsze opracowanie ma jedynie charakter informacyjny. Jego treść nie stanowi porady prawnej, podatkowej, finansowej czy z zakresu obrotu nieruchomościami. W celu uzyskania profesjonalnego wsparcia, skonsultuj się ze specjalistą: https://www.nieruchomosci-online.pl/agenci.html

Magdalena Krukowska - Od 2016 r. związana z portalem Nieruchomosci-online.pl. Należy do zespołu redakcyjnego bloga Nieruchomosci-online.pl, gdzie współtworzy strategię contentową, odpowiada za dobór treści, zajmuje się tworzeniem i optymalizacją publikacji, a także kontaktami z autorami i ekspertami ds. nieruchomości. W przeszłości prowadziła szkolenia z j. angielskiego.