Częstym źródłem sporów między właścicielem a najemcą jest stan, w jakim lokal po zakończeniu umowy powinien być zwrócony. Kodeks cywilny mówi o obowiązku oddania mieszkania w stanie „niepogorszonym”, a ustawa o ochronie praw lokatorów nakłada obowiązek jego „odnowienia”. Dochodzi do tego pojęcie „prawidłowego używania” lokalu oraz wątpliwości, kto odpowiada za zużycie sprzętów – najemca czy właściciel. Dobre rozeznanie w tych niuansach decyduje o tym, czy rozliczenie z najemcą będzie prawidłowe.

Opisane w artykule zasady dotyczą reguł obowiązujących przy zwykłym najmie lokalu. Najem okazjonalny został omówiony w odrębnym punkcie.

Skąd wiemy, jakie obowiązki związane z utrzymaniem lokalu ma najemca?

Polskie przepisy dosyć szczegółowo regulują obowiązki stron w zakresie utrzymania lokalu. Problem polega na tym, że regulują je dwa odrębne akty prawne – Kodeks cywilny i ustawa o ochronie praw lokatorów . Właściciel lokalu na wynajem może się w tych przepisach pogubić, ponieważ nie są one spójne. Często zasady ogólne z Kodeksu cywilnego nie znajdą zastosowania przy wynajmie lokalu mieszkalnego.

Utrzymanie lokalu w należytym stanie to obowiązek obu stron umowy najmu. Najemcę obciążają obowiązki wskazane w art. 6b ustawy o ochronie praw lokatorów, do których należą m.in. naprawa i konserwacja podłóg oraz okien i drzwi. Właściciel z kolei wykonuje czynności opisane w art. 6a ustawy, do których należy zapewnienie sprawnego działania instalacji wewnątrz lokalu czy wymiana podłóg. Zwróć uwagę, że przepis dotyczący obowiązków właściciela używa sformułowania „w szczególności”, którego nie ma już w art. 6b ustawy. To oznacza, że obowiązki najemcy są wymienione szczegółowo, natomiast właściciela obciąża również to, co nie wynika wprost z przepisu. Te obowiązki są więc dla niego szersze. Czynność, która według przepisu nie obciąża najemcy, będzie w dorozumiany sposób zobowiązaniem właściciela (i to nawet gdy nie wynika wprost z ustawy).

Co ważniejsze – umowa czy ustawa?

W analizowanych przeze mnie umowach najmu najczęściej spotykam się z dwoma sytuacjami. Strony uwzględniają wszystkie obowiązki wymienione w ustawie (wprost je przepisując) lub odwołują się do niej, wskazując, że ich obowiązki reguluje art. 6a i 6b ustawy. Obie praktyki są prawidłowe, jednak tak naprawdę – zbędne. Jeśli umowa nie będzie nic mówić o utrzymaniu lokalu, ustawa i tak będzie obowiązywać.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy te zasady chcemy zmienić i np. dodać najemcy obowiązki niewymienione w art. 6b ustawy. Możemy to zrobić, ale zachowajmy w tym umiar. Wprawdzie art. 6f ustawy wskazuje, że strony mogą ustalić odmiennie prawa i obowiązki wymienione w art. 6a-6e, ale orzecznictwo sądowe ogranicza tę swobodę . Umowa najmu jest umową dwustronną i nie powinna nadmiernie obciążać żadnej ze stron. Drobne korekty są możliwe, ale nałożenie na najemcę większości lub wszystkich obowiązków utrzymania lokalu już niekoniecznie. Jeśli uregulujemy w umowie konkretną czynność inaczej niż w ustawie, umowa będzie w tym zakresie priorytetowa.

Jakie dokumenty powinien sporządzić pragmatyczny właściciel

Ustawa w art. 6c wprost wskazuje, że wydanie lokalu dokumentujemy protokołem, w którym określamy stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu. Protokół może mieć dowolną formę – może to być forma pisemna lub dokument elektroniczny z wpisanymi elementami wyposażenia. Ważne, żeby wskazać w nim zarówno stan samych pomieszczeń (podłóg czy ścian), ale również elementów wyposażenia – liczbę i stan np. urządzeń oświetleniowych, wyposażenia kuchni czy sprzętu AGD i RTV. Dobrą praktyką jest również załączenie do protokołu zdjęć lub filmu, dokumentujących stan pomieszczeń. Nic nie stoi na przeszkodzie żeby protokół w ogóle ograniczyć do nakręconego smartfonem filmu, w którym pokażemy, co zawiera przekazywany lokal i jaki jest jego stan techniczny.

Brak sporządzenia protokołu wydania lokalu to nie tyle naruszenie ustawy, co brak dbałości o swoją własność. Jest to ważne dla obu stron, a sporządzenie protokołu jest tak samo w interesie najemcy, jak i właściciela. Przykładowo, po kilku latach ciężko będzie dociec, kiedy powstała rysa na parkiecie. W takim przypadku w lepszej sytuacji będzie właściciel, ponieważ Kodeks cywilny w art. 675 § 3 stwarza domniemanie, że stan lokalu w chwili jego wydania jest dobry. Najemca, który twierdzi inaczej, powinien mieć na tę okoliczność dowód. I takim – najlepszym moim zdaniem dowodem – będzie właśnie protokół wydania lokalu.

Brak sporządzenia protokołu wydania lokalu to nie tyle naruszenie ustawy, co brak dbałości o swój interes.

Po zakończeniu najmu strony powinny również sporządzić protokół zwrotu. Ten dokument powinien odzwierciedlać nie tylko stan bieżący lokalu i znajdujących się w nim sprzętów oraz instalacji, ale również wykonanie ciążących na najemcy obowiązków (wynikających z art. 6b ustawy). Protokół zwrotu to również dobra okazja do rozliczenia kaucji, gdzie wskażemy czy zwracamy ją w całości, czy dokonujemy potrąceń.

Podsumowując, protokół wydania powinien odzwierciedlać stan wyjściowy lokalu, a protokół zwrotu stan końcowy z uwzględnieniem wykonania obowiązków spoczywających na najemcy. Te obowiązki wynikają w pierwszej kolejności z umowy, a następnie art. 6b ustawy.

Lokal niepogorszony czy odnowiony?

Przejdźmy dalej do budzącej chyba najwięcej kontrowersji kwestii odnowienia lokalu przez najemcę po zakończeniu umowy. Według art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, najemca po zakończeniu najmu jest zobowiązany zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania. Ta ogólna zasada dotycząca najmu wszystkich lokali jest doprecyzowana w art. 6e ust. 1 ustawy, z którego wynika, że najemca ma odnowić lokal i dokonać w nim obciążających go napraw. Oba wymienione wyżej przepisy znajdą zastosowanie do lokali mieszkalnych. Można dostrzec w nich jednak sprzeczność, bo co właściwie oznacza zwrócić lokal w „stanie niepogorszonym” i jednocześnie „odnowionym”?

Najlepsze wyjaśnienie, z jakim się spotkałem, wskazuje, że „pod pojęciem odnowienia lokalu należy rozumieć doprowadzenie lokalu do stanu, w którym inna osoba może w nim zamieszkać, bez dodatkowych prac zmierzających do przygotowania lokalu do tego celu” . Chodzi więc o te prace, które obciążają najemcę zgodnie z art. 6b ust. 2 ustawy.

Przykładowo można tutaj wymienić:

1. odmalowanie mieszkania
2. usunięcie uszkodzeń tynków
3. wypranie wykładzin podłogowych
4. wyczyszczenie podłóg
5. ogólne posprzątanie lokalu

A co oznacza „prawidłowe używanie”?

Z kolei przez „prawidłowe używanie” rozumiemy takie, które wynika z umowy najmu (tak: Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 18 listopada 2009 r., sygn. akt VI ACa 811/09). Stan lokalu powinien być oceniany z uwzględnieniem sposobu korzystania z niego przez najemcę. Jeśli lokal jest przeznaczony na potrzeby mieszkaniowe, to poziom jego zużycia powinien odpowiadać takiemu korzystaniu przez określoną w umowie liczbę osób. Nieprawidłowe używanie przez najemcę wystąpi, gdy np. podnajmie lokal większej liczbie osób, niż wynika to z umowy, lub przeznaczy go na najem krótkoterminowy, kiedy to zużycie będzie naturalnie większe.

Które sprzęty najemca ma wymienić?

Wątpliwości może budzić również zagadnienie wymiany przez najemcę zużytych sprzętów. Bardzo dobrze wyjaśnił tę kwestię Sąd Okręgowy w Toruniu, wskazując, że najemca „nie ma obowiązku dokonywania wymiany czy zwrotu wynajmującemu równowartości elementów zużytych wskutek prawidłowego używania lokalu, (...) ale od tej zasady przewidziane są wyjątki: co do urządzeń i elementów wyposażenia lokalu wyliczonych w art. 6b ust. 2 pkt 4 u.o.p.l. najemca ma obowiązek zwrócić wynajmującemu ich równowartość w przypadku ich zużycia (...) albo – jeśli je wymienił – powinien otrzymać od wynajmującego zwrot różnicy między ich wartością a wartością tych elementów, które się znajdowały w lokalu w chwili jego udostępnienia najemcy” (wyrok z 23 października 2013 r. sygn. akt VIII Ca 453/13).

Mówiąc prościej, najemca ma obowiązek wyrównać właścicielowi stan posiadania z chwili wydania wyposażenia wyliczonego w art. 6b ust. 2 pkt 4 ustawy, czyli: trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej (gazowych, elektrycznych i węglowych), podgrzewaczy wody, wanien, brodzików, mis klozetowych, zlewozmywaków i umywalek wraz z syfonami, baterii i zaworów czerpalnych oraz innych urządzeń sanitarnych. Gdy to wyposażenie nie nadaje się do dalszego używania zgodnie z przeznaczeniem (czyli zostało zużyte), najemca powinien je wymienić. Gdy jednak z baterii łazienkowych czy podgrzewaczy wody można dalej korzystać – najemca nic nie musi zwracać wynajmującemu. Na tym polega subtelna różnica między „używaniem” zgodnie z umową a „zużyciem” sprzętu.

Na marginesie warto wskazać, że ww. wyposażenie ma być w podobnym stanie jak przy zawarciu umowy. Jeśli najemca przejął lokal z używanym sprzętem i wymienił go po zakończeniu umowy, właściciel powinien się z nim rozliczyć. Czyli zwrócić najemcy różnicę między tym, co wydał w momencie przekazania lokalu, a tym, co otrzymał od niego w chwili zwrotu. I dlatego tak ważne jest dokładne opisanie w protokole wydania lokalu, jaki jest standard pomieszczeń i znajdujących się w nim urządzeń.

Najemca nie ma więc obowiązku wymienić wyposażenia lokalu, jeśli korzystał z niego prawidłowo – czyli go „używał”. Wyjątkiem jest zużyty sprzęt opisany w art. 6b ust. 2 pkt 4 ustawy, który podlega wymianie w momencie zwrotu.

Jakie zasady obowiązują przy najmie okazjonalnym?

Najem okazjonalny to umowa, do której stosujemy tylko niektóre przepisy ustawy wymienione wyraźnie w art. 19e. Na tej liście nie znajdziemy regulacji opisujących obowiązki stron w zakresie utrzymania lokalu w czasie trwania umowy (art. 6a i 6b ustawy), jak i po jej zakończeniu (art. 6e). Obowiązki stron umowy najmu okazjonalnego w trakcie najmu uregulowane są w Kodeksie cywilnym w art. 681. Najemcę obciążają więc „drobne nakłady”, które ten przepis przykładowo wymienia. Z kolei po zakończeniu umowy najemca ma zgodnie z art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego zwrócić lokal w stanie niepogorszonym. Dobrą praktyką jest doprecyzowanie w umowie obowiązków stron, w zakresie utrzymania i zasad zwrotu lokalu.

Przez brak uregulowania tych kwestii w umowie mogą powstać wątpliwości przy rozliczeniu. Najemca może mieć np. zastrzeżenia co do potrącenia z kaucji kosztu zużytych sprzętów, ponieważ ogólne przepisy Kodeksu cywilnego nie dają do tego podstawy.

Co z lokalami użytkowymi?

Lokal użytkowy, również może podlegać pod reżim ustawy o ochronie praw lokatorów. Jeśli służy celom mieszkaniowym to stosujemy do niego takie same zasady jak do zwykłego mieszkania. Strony mają więc obowiązki w zakresie utrzymania lokalu wynikające z art. 6a i 6b, a rozliczenie powinno nastąpić na zasadach określonych w art. 6e ustawy. Przestrzegam jednak przed wykorzystywaniem lokali użytkowych w takim celu. Jeśli nieruchomość ma status użytkowy, to w grę wchodzi wyłącznie najem krótkoterminowy np. na cele turystyczne lub wypoczynkowe. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o mikrokawalerkach w ESTATE 2/2024.

Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

Dawid Kowalik - Radca prawny, specjalista z zakresu nieruchomości i sporów budowlanych. Prowadzi kancelarię radcy prawnego, w której doradza przy zakupie, najmie i zarządzaniu nieruchomościami. Wspiera wspólnoty mieszkaniowe i zarządców nieruchomości. Prowadzi blog prawniczy nieruchomosclokalowa.pl.