Współpraca pomiędzy pośrednikami bywała postrzegana kiedyś w kategoriach negatywnych. Ale dziś w żadnym razie nie jest oznaką słabości ani braku kompetencji. Jest odpowiedzią na rynek, który stał się bardziej złożony, bardziej mobilny i bardziej wymagający. Klienci kupują i sprzedają nieruchomości w różnych częściach kraju, a nawet świata, oczekują lokalnej wiedzy, dostępności i sprawności. Nie da się tego zapewnić w pojedynkę czy w ramach jednego biura i coraz więcej pośredników to rozumie.

Bardzo wyraźnie widać, że rynek nieruchomości profesjonalizuje się, gdy uczestnicy zaczynają porządkować swoje działania. Współpraca pomiędzy pośrednikami nie może opierać się już wyłącznie na intuicji i dobrych relacjach, choć te są absolutnie kluczowe. Musi mieć także swoje ramy – ustalenia, które są czytelne, powtarzalne i zrozumiałe dla wszystkich stron. To właśnie procesy sprawiają, że współpraca nie rozpada się w momencie pierwszego problemu, zmiany ceny czy trudnego klienta.

Współpraca pomiędzy pośrednikami nie może opierać się już wyłącznie na intuicji i dobrych relacjach.

Od relacji do procesów – jak dojrzewa rynek nieruchomości

W praktyce obserwuję coraz wyraźniej, że tam, gdzie pośrednicy potrafią nazwać swoje role, zakres odpowiedzialności i sposób rozliczeń, tam współpraca nie tylko działa, ale często prowadzi do kolejnych, bardziej zaawansowanych form wspólnego działania. Jednym słowem kwitnie, nie generując przy tym nieporozumień na pierwszym zakręcie.

• Wyłączności

Jednym z modeli, który w mojej praktyce sprawdza się najlepiej, jest współpraca oparta na jasnym podziale ról przy umowach na wyłączność, jeden z nas „ma” ofertę, a drugi „ma” klienta. Umowa na wyłączność absolutnie nie zamyka współpracy – ona właśnie ją porządkuje. Pośrednik, który ma podpisaną umowę z klientem, zachowuje odpowiedzialność za cały proces, ale może także delegować część czynności innemu agentowi, najczęściej lokalnemu. Zyskując lokalne wsparcie, dostarcza najlepszą jakość, jednocześnie nie tracąc kontroli nad całokształtem procesu sprzedaży.

Tak pracowałam m.in. z Magdą, agentką z Katowic. Ona miała swoich klientów i podpisane z nimi umowy, a ja – działając lokalnie – pokazywałam mieszkania w Krakowie. Marketing prowadzony był wspólnie, zarówno z poziomu agencji, jak i naszych profili. Klienci wiedzieli, kto odpowiada za całość, a jednocześnie mieli kontakt z osobą, która była na miejscu i reagowała na bieżąco. Co ciekawe, przy jednej z transakcji sprzedająca, doceniając sprawność i płynność całego procesu, zdecydowała się na dodatkową gratyfikację dla nas obu.

• Referale

Kolejnym modelem współdziałania jest współpraca „na poleceniach”, tzw. „referal”. Mam klienta z Wieliczki, ale nieruchomość znajduje się w Warszawie. Zamiast jeździć po Polsce i próbować sprzedawać z doskoku, przekazuję klienta lokalnemu pośrednikowi. Ale kluczowe jest jedno: polecam tylko osoby, które znam i o których wiem, że pracują w sposób, do którego nie mam zastrzeżeń, czy jeśli chodzi o etyczność, czy też o odpowiedzialność za powierzone zadanie.

Przyznam się, że raz zrobiłam wyjątek. Przekazałam referal osobie, którą ktoś mi polecił. Sprzedająca miała oczekiwania, które nie zostały odpowiednio zweryfikowane na początku i rozpoczęła się seria telefonów. Czułam się jak nauczyciel nadzorujący ucznia. Pośredniczka na miejscu czuła presję, klientka nie miała do niej zaufania, a ja byłam wciągnięta w proces emocjonalnie i decyzyjnie. To była trudna współpraca i bardzo cenna lekcja.

• Off-market

Szczególnym obszarem współpracy są dziś oferty off-market. Wokół tego rynku istnieje dużo niedomówień: oferta opublikowana choćby w mediach społecznościowych, nawet jeśli nazwana jest w ten sposób, nie jest ofertą off-market. Prawdziwy off-market funkcjonuje w zamkniętym obiegu – wśród pośredników, w wewnętrznych grupach i systemach, z pierwszeństwem dla klientów posiadających umowy na poszukiwanie. A nie jedynie poza popularnymi portalami.

Współpraca w tym obszarze wymaga szczególnego zaufania. Często bowiem mówimy tu o ofertach, które absolutnie są poufne, a my odpowiadamy przed klientem także za to, że w przestrzeni publicznej nie pojawi się wzmianka na ich temat. Dlatego tu szczególne znaczenie mają wszelkie ustalenia dotyczące poufności danych.

Współpraca – sygnał dojrzałości zawodowej pośrednika

Patrząc na rynek z szerszej perspektywy, widzę jednak coś jeszcze ważniejszego niż same modele współpracy. Widzę środowisko, które się zmienia, wypracowując coraz więcej profesjonalnych okazji do nawiązywania relacji i współpracy. Mamy coraz więcej spotkań branżowych, śniadań dla pośredników, lokalnych i ogólnopolskich inicjatyw. Ludzie, którzy się znają, polecają sobie klientów, wspólnie rozwiązują problemy i razem podnoszą standardy.

Co istotne, bardzo często są to osoby, które wcześniej nie angażowały się w żadne struktury czy grupy. Te relacje nie powstały „z potrzeby integracji”, ale z potrzeby rynku. Z potrzeby jakości, bezpieczeństwa i przewidywalności. To rynek wypracował te rozwiązania i rynek je dziś nagradza.

Wraz z rozwojem współpracy pojawiają się coraz nowsze i ciekawsze modele działania. To, co opisałam powyżej, to najważniejsze i najczęściej spotykane formy współpracy, które dziś realnie działają i stanowią fundament rynku.

Coraz częściej wysnuwam wniosek, że jeżeli pośrednik współpracuje, to znaczy, że wie, co robi. Ale znaczy to jednocześnie, że inni chcą z nim pracować, że rynek go zna i poważa. To znaczy, że bierze odpowiedzialność – nie tylko za swoje działania, ale też za relacje, które buduje.

Oczywiście, zaufanie jest podstawą w każdej relacji. Ale doświadczenie uczy, że najlepsze relacje warto dodatkowo zabezpieczyć umową. Nie dlatego, że sobie nie ufamy, tylko właśnie dlatego, że nie chcemy tego zaufania nadwyrężyć przez niedomówienia, niecelowe różne interpretacje i „domyślane” rozwiązania nietypowych sytuacji. A przede wszystkim dlatego, że traktujemy swoją pracę poważnie.

Doświadczenie uczy, że najlepsze relacje warto dodatkowo zabezpieczyć umową.

Pieniądze w tle współpracy – dlaczego trzeba je nazwać wprost

Z perspektywy praktyki rynkowej nie ma jednego obowiązującego modelu, stałych zasad (ani nawet często jednej praktyki u jednego pośrednika). Ale jest jedna zasada wspólna – warunki finansowe muszą być ustalone z góry i jasno nazwane.

Z perspektywy finansowej bardzo często okazuje się, że najprostszą i najbardziej opłacalną formą współpracy jest właśnie model polegający na przekazaniu klienta w ramach referalu. Zwłaszcza wtedy, gdy pośrednik ma pełne ręce roboty na swoim rynku lokalnym, a trafia do niego klient z nieruchomością z innego regionu Polski lub z zagranicy. W takiej sytuacji dalsze prowadzenie procesu „na odległość” nie ma większego sensu ani ekonomicznego, ani operacyjnego.

Przekazanie klienta sprawdzonemu pośrednikowi i rozliczenie się za zrealizowaną transakcję jest rozwiązaniem najprostszym, zwykle najwygodniejszym, najkorzystniejszym dla obu stron i najbardziej racjonalnym.

W moim środowisku dokładnie w ten sam sposób funkcjonują rozliczenia z homestagerami, architektami, geodetami czy innymi specjalistami rynku nieruchomości. Wśród tak współpracujących partnerów są nawet składy budowlane. Polecenie klienta, które realnie prowadzi do współpracy i efektu, jest wartością i za tę wartość się płaci. To na rynku w coraz bardziej widoczny sposób staje się absolutnie naturalne i oczywiste.

Profesjonalizm zaczyna się tam, gdzie kończy improwizacja

Podsumowując, w praktyce współpraca pomiędzy pośrednikami zaczyna się bardzo prosto: patrzymy sobie w oczy, dzwonimy do siebie, przekazujemy klucze albo klienta i mówimy „weźmiesz to polecenie?”. I to jest moment, w którym – obok kwestii wynagrodzenia powinny paść wszystkie kluczowe ustalenia. Kto prowadzi klienta, na jakich zasadach, jaki jest czas trwania współpracy, kiedy powstaje prawo do rozliczenia i co dzieje się wtedy, gdy druga strona nie wywiąże się z ustaleń.

Niezależnie od tego, czy robimy to zdalnie, mailowo czy w krótkiej umowie, warto te elementy potwierdzić, bo wchodzimy w relację biznesową, w której powierzamy sobie nie tylko klienta, ale też dane osobowe, informacje poufne i własną reputację.

Dlatego coraz częściej sensownym rozwiązaniem jest uzupełnienie takich ustaleń o karę umowną – nie po to, by kogokolwiek straszyć, ale po to, by nie chodzić po sądach i nie wykazywać szkody. Jeżeli w modelu współpracy, np. przy referalu, dojdzie do pominięcia pośrednika polecającego przy zawarciu umowy z klientem lub przy rozliczeniu transakcji, kara umowna staje się prostym, czytelnym mechanizmem odpowiedzialności. Co ważne, w takich przypadkach bardzo łatwo zweryfikować, czy do transakcji doszło – klient jest znany, proces jest sprawdzalny, a ustalenia stanowią punkt odniesienia. Współpraca oparta na takich zasadach pozwala najpierw szukać rozwiązania polubownego, a dopiero w ostateczności sięgać po narzędzia prawne. I właśnie to odróżnia improwizację od profesjonalizmu.

Na koniec chcę to powiedzieć wprost: z perspektywy ponad dwudziestu lat pracy w branży nieruchomości kara umowna to dla mnie najmniejszy problem. Największą karą na tym rynku jest opinia, jaką pośrednik wypracowuje sobie sam.

Wyznaję prostą zasadę: jeżeli ja zarabiam, to inni ze mną też zarabiają. Zdarzało mi się rozliczać referale na poziomie 100 czy 200 zł i robiłam to z taką samą konsekwencją jak przy dużo większych kwotach. Bo nie chodzi o wysokość wynagrodzenia, tylko o szacunek do cudzej pracy i relacji. Umowy i kary umowne są ważne, ale w długiej perspektywie najskuteczniejszym zabezpieczeniem współpracy jest reputacja.

W długiej perspektywie najskuteczniejszym zabezpieczeniem współpracy jest reputacja.

Współpraca, która zostaje na lata

Rynek nieruchomości zmierza w bardzo dobrym kierunku. W stronę współpracy, procesów i standardów, które przestają być wyjątkiem, a stają się normą. I to jest zmiana, która moim zdaniem zostanie z nami na długo. A jej poparcie procedurami i dobrze skonstruowanymi umowami pozwala na uzyskanie bezpieczeństwa na rynku i nienadwyrężania istniejących relacji.

Anna Ziernicka - Prawnik, geolog i pośrednik nieruchomości ponad 20 lat w branży, w tym 15 lat w kancelarii radcy prawnego przy regulacji stanów prawnych nieruchomości. Inicjatorka spotkań branży w Wieliczce, administratorka Nieruchomości Spod Lady Małopolska.