W pośrednictwie nieruchomości dane osobowe to ważny element pracy – i potencjalne źródło ryzyka. Dowiedz się, kiedy wolno je przetwarzać, a kiedy potrzebujesz zgody. I jak w kontekście ich ochrony wyglądają księgi wieczyste.

Co to są dane osobowe?

Dane osobowe, zgodnie z rozporządzeniem RODO, oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Twoje umowy pośrednictwa

W biurze nieruchomości natkniemy się co najmniej na kilka zbiorów danych osobowych. W pierwszej kolejności należy wymienić rejestr umów pośrednictwa. W umowach pośrednictwa klienci podają swoje imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer dokumentu tożsamości, obywatelstwo, numer telefonu, adres e-mail. Większość z tych informacji należy uznać za dane osobowe.

Co ochrona danych osobowych ma wspólnego z praniem pieniędzy?

Pobieranie szczegółowych danych od klientów ma swoje uzasadnienie. Umowy pośrednictwa niejednokrotnie są podstawą dochodzenia roszczeń przed sądem, w większości przypadków, gdy chodzi o niezapłacone wynagrodzenie. Brak danych dotyczących imienia i nazwiska klienta czy też jego numeru PESEL, zamykałby pośrednikowi możliwość wniesienia pozwu. Z drugiej strony pośrednicy są instytucjami posiadającymi obowiązki w świetle ustawy AML (o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi). Ustawa nakłada na nich szereg zobowiązań, m.in. dotyczących konieczności pobrania kompleksowych danych klientów oraz ich pełnomocników. Aby umożliwić realizację tych obowiązków, ustawodawca zezwala na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz na sporządzanie kopii tych dokumentów (osobiście uważam, że pośrednik nie ma takiej potrzeby i odradzam kopiowanie dowodów osobistych). A zatem posiadanie danych osobowych ma szerokie uzasadnienie i pośrednicy od tego nie uciekną. A jeśli posiadasz dane osobowe – musisz je chronić i stosować się do zasad wynikających z RODO.

Czy pośrednik potrzebuje zgody na przetwarzanie danych osobowych swoich klientów?

Umowa pośrednictwa jest wystarczającą podstawą do przetwarzania danych osobowych klientów. Do jej wykonywania, a tym samym przetwarzania danych osobowych jej stron, nie są wymagane żadne dodatkowe zgody. Zatem po podpisaniu umowy pośrednik może na przykład wysyłać swoim klientom oferty na podany przez nich adres e-mail, może kontaktować się z nimi telefonicznie i wysyłać SMS-y, może również wprowadzić ich dane do systemu CRM.

Czy jest jednak jakieś „ale”?

Możesz przetwarzać dane osobowe swoich klientów bez dodatkowych zgód wyłącznie w zakresie wykrywanych czynności pośrednictwa. Jeśli zatem chcesz przekazać kontakt do klienta doradcy kredytowemu lub deweloperowi, musisz posiadać osobną zgodę. Przekazujesz bowiem tzw. leada, który zacznie żyć swoim życiem, a zatem będzie podlegać przetwarzaniu przez inny podmiot. Jeśli chcesz przekazać dane swoich klientów notariuszowi w celu przygotowania projektu umowy lub rygoru egzekucji do umowy najmu, również potrzebujesz dodatkowej zgody. Nie może być ona częścią twojej umowy chyba, że w samej treści umowy pozostawisz klientowi wybór (tak/nie). Zgoda musi być bowiem jednoznaczna i dobrowolna. Ja preferuję umieszczenie takich dodatkowych zgód w załączniku do umowy (wiem – umowy pośrednictwa pękają w szwach od liczby załączników, ale pośrednicy są na nie skazani).

Zgoda może być udzielona również po podpisaniu umowy pośrednictwa i to w każdej formie, byle była możliwa do udokumentowania. Na przykład możesz zapytać się mailowo klienta, czy możesz przekazać jego dane doradcy kredytowemu czy deweloperowi. Jeśli wyrazi zgodę – zachowaj maila i przekaż kontakt współpracującemu podmiotowi.

Czy numer księgi wieczystej stanowi dane osobowe?

Choć numer księgi wieczystej to tylko ciąg liter, cyfr i znaków, to jego znajomość prowadzi do dostępu do takich danych, jak imię i nazwisko właściciela, jego numer PESEL i imiona rodziców. Pozwala zatem na identyfikację osoby fizycznej. Stanowisko to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 stycznia 2025 r., kończącym wieloletni spór między UODO a Głównym Geodetą Kraju. Z powyższego powodu numerów ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości gruntowych nie zobaczymy obecnie w serwisie Geoportal, co wiele lat temu było normą.

Wskazywany wyrok oznacza również, że skoro numer księgi wieczystej pod względem ochrony jest równoznaczny z danymi osobowymi, przekazywanie przez pośredników takich danych osobom zainteresowanym zakupem lub najmem nieruchomości powinno być uwarunkowane posiadaniem wcześniejszej zgody właściciela nieruchomości. Zgody wyrażonej w sposób jednoznaczny i należycie udokumentowanej.

Wyobraźmy sobie przypadek, gdy przekazujemy numer księgi wieczystej potencjalnym kupującym bez wiedzy właściciela. Kupujący analizują księgę, odczytują dane i poprzez social media trafiają do sprzedającego. Rozpoczynają rozmowy i intensywne negocjacje, wbrew woli adresata, który wybrał pośrednika właśnie po to, aby uniknąć takich sytuacji. Właściciel dzwoni do pośrednika z pretensjami, skąd osoby nękające go propozycjami zakupu mają jego dane kontaktowe. Bez wylegitymowania się zgodą klienta na przekazanie numeru księgi wieczystej pośrednik może mieć w takim przypadku duże kłopoty. Zgoda na przekazanie numeru księgi wieczystej osobom zainteresowanym może być zamieszczona w załączniku do umowy pośrednictwa, wraz z pozostałymi zgodami RODO.

Duże zmiany w dostępie do rządowej wyszukiwarki ksiąg wieczystych

Biorąc pod uwagę fakt, że księgi wieczyste są kopalnią wiedzy na temat danych osobowych właścicieli nieruchomości, obecne zasady korzystania z rządowej wyszukiwarki ksiąg wieczystych, dostępnej na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, budzą liczne kontrowersje. Wystarczy znać numer księgi wieczystej (który można sobie po prostu kupić z portali działających poza europejską jurysdykcją) i nie ma przeszkód w swobodnym buszowaniu po wszystkich zakamarkach księgi. Nadciąga jednak koniec nieograniczonego dostępu do ksiąg wieczystych. Na początku stycznia bieżącego roku na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości ukazał się komunikat o przystąpieniu do prac nad zmianami w prawie. Ministerstwo planuje logowanie do portalu elektronicznych ksiąg wieczystych i autoryzację osób zainteresowanych. Ustalenie tożsamości osoby dokonującej wglądu będzie mogło nastąpić również osobiście, poprzez wizytę w ekspozyturze Centralnej Informacji i po okazaniu dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości uprawnionemu pracownikowi. W ten sposób będzie jasne kto, kiedy i w jakim zakresie korzystał z wglądu w konkretną księgę.

Czy planowane zmiany bardzo utrudnią pracę pośrednikom?

Wydaje się, że nie – wyobrażam sobie, że po zalogowaniu i autoryzacji pośrednik uzyska wgląd do każdej księgi, którą będzie chciał wyszukać. Po prostu dokona jednego prostego (taką mam nadzieję) kroku więcej, aniżeli obecnie. Nie ulega jednak wątpliwości, że dodatkowe czynności logowania będą zabierać pośrednikom cenny czas pracy.

Koniec z odpłatnymi wyszukiwarkami po adresach

Planowane zamknięcie ksiąg wieczystych dla osób anonimowych i konieczność autoryzacji podczas logowania uniemożliwi botom ściąganie danych do odpłatnych, prywatnych wyszukiwarek, które aktualnie umożliwiają zakup numeru księgi wieczystej na podstawie podanego adresu nieruchomości lub numeru działki. Wyszukiwarki te działają poza krajami Unii Europejskiej (chodzi o umiejscowienie serwerów), wbrew przepisom o ochronie danych osobowych. Po tym, jak wprowadzona zostanie konieczność logowania i autoryzacji, automatyczne ściąganie adresów przez roboty stanie się niemożliwe. Prywatne wyszukiwarki przestaną funkcjonować.

Jak w takim razie dotrzeć do numeru księgi wieczystej, gdy znamy tylko adres nieruchomości?

Korzystanie z odpłatnych wyszukiwarek jest ostatecznością, a niedługo stanie się niemożliwe. Należy jednak pamiętać, że informacje o numerach ksiąg wieczystych są zawarte w dokumentach dotyczących nieruchomości – w wypisie z rejestru gruntów, kartoteki lokali lub budynku. Pobranie takich dokumentów przez pośrednika następuje na podstawie podpisanej umowy pośrednictwa. Dane dotyczące księgi wieczystej zawarte są również w tytułach nabycia takich, jak akt notarialny sprzedaży czy darowizny. Do numeru księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu możemy dojść bez większych przeszkód poprzez analizę tzw. księgi wieczystej macierzystej, czyli gruntowej. Nawet, jeśli akt notarialny dotyczy dopiero co wyodrębnianego lokalu bez założonej księgi wieczystej, zawsze w jego treści będzie podany numer księgi macierzystej – skarbnicy wiedzy na temat wszystkich lokali w obrębie danej nieruchomości. Natomiast numer księgi wieczystej założonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu będzie wynikał z zaświadczenia wydanego przez spółdzielnię mieszkaniową – o ile taka księga w ogóle została dla tego prawa założona.

Podsumowując, planowane zmiany w dostępie do ksiąg wieczystych w pewnym stopniu utrudnią pracę pośrednikom, jednakże – co najważniejsze – zapewnią większe bezpieczeństwo danych osobowych i uniemożliwią ich niekontrolowany przepływ między prywatnymi wyszukiwarkami.

Wejście w życie zmian jest na tę chwilę dość odległe, albowiem rozpoczęte prace dotyczą założeń do projektu, ale zanim będzie on głosowany w Sejmie, może minąć kilka lub kilkanaście miesięcy.

O czym jeszcze powinien pamiętać pośrednik?

Pamiętaj, aby poinformować każdą osobę, której dane osobowe przetwarzasz, w jakim celu to robisz, na jakiej podstawie, przez jaki czas i jakie jej przysługują w związku z tym prawa. Taki dokument to klauzula informacyjna, która powinna stanowić obowiązkowy załącznik do każdej umowy pośrednictwa, a także powinna znajdować się w stopce pod mailem (w wersji skróconej z linkiem do Twojej polityki prywatności).

Chroń dane osobowe swoich klientów. Anonimizuj dokumenty, w których widnieją dane osobowe osób niebędących Twoimi klientami. Minimalizuj czas przetwarzania danych osobowych, stosownie do obowiązujących przepisów, rób przeglądy swoich telefonów, komputerów, laptopów pod kątem zasadności przechowywania danych. Zadbaj o współpracę z informatykiem, który sprawdzi Twoje zabezpieczenia. Prowadź wymaganą przez prawo dokumentację.

Ewa Klos-Rychter - Radca prawny, licencjonowany pośrednik, specjalistka w zakresie prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem prawa nieruchomości. Właścicielka Kancelarii Prawnej oraz Biura Obrotu Nieruchomościami KLOS we Wrocławiu. Doświadczony praktyk w zakresie procesów cywilnych. Uznany wykładowca na uczelniach wyższych, szkoleniach zawodowych, konferencjach branżowych. Od 20 lat zaangażowana w rozwój zawodu pośrednika w obrocie nieruchomościami.